Lato 2017 było dla mnie pierwszym sezonem, w którym działałam ze swoim biznesem na masową skalę. Masową oznacza dla mnie około 20 mieszkań, co oczywiście warto zaznaczyć bo...
...dla niektórych to będzie dużo, dla innych niewiele w zależności od punktu odniesienia.
Jednocześnie co istotne, w Gdańsku szczytem sezonu jest lipiec - sierpień, chociaż ruch zaczyna się już od weekendu majowego by w czerwcu zacząć lawinowo rosnąć i osiągnąć kulminację właśnie na dwa wakacyjne miesiące. Inaczej zaś jest chociażby na południu Polski gdzie góry przyciągają turystów masowo również w zimie, czy w Warszawie gdzie na sezon składa się chociażby ruch biznesowy.
W Gdańsku turyści są oczywiście przez cały rok, ale ich liczba jest nieporównywalnie większa w miesiącu lipcu i sierpniu. Stąd wiele firm podobnych do mojej pracuje w modelu gdzie w lipcu i sierpniu wszystkie mieszkania, które posiadają w ofercie dostępne są w najmie krótkoterminowym (krótkoterminowym czyli wynajem od jednej do około dwudziestu dób), a po sezonie wysokim część z nich wraca do oferty długoterminowej, często dla studentów. Mieszkania są wtedy wynajmowane od września do połowy czerwca. Bardzo często tak dzieje się z lokalizacjami nadmorskimi, które po sezonie nie przyciągają już takiej ilości turystów, które pozwoliłaby odpowiednio zarobić obu stronom, zarówno właścicielowi mieszkania jak i firmie zarządzającej. Oczywiście nie jest to regułą i to należy pamiętać, mam na myśli jedynie trend dominujący, który potwierdzają moje obserwacje.
Inną historią są mieszkania zlokalizowane na Starym Mieście. To tutaj jest centrum ruchu turystycznego również po sezonie wysokim, i te mieszkania w dużej mierze, chociaż też oczywiście nie zawsze, po sezonie wysokim również są wynajmowane w najmie krótkoterminowym.
JAK JEST OBECNIE
Obecnie odczuwalny jest już dla mnie spadek ruchu turystycznego gdzie dominujące rezerwacje to te na terminy weekendowe. Zmienia się również typ klienta. Okres wakacyjny to czas przyjazdów większych grup i rodzin z dziećmi, statystycznie też wtedy pojawia się więcej rezerwacji krajowych. Po sezonie zaś przyjazdy są najczęściej dwuosobowe i wtedy to dominująca grupę zaczynają stanowić turyści z zagranicy.
Jakie jednak było lato 2017.
Co poszło dobrze, co warto poprawić, czego się nauczyłam.
Przede wszystkim było trudno. Naprawdę. Z racji, że jak wspomniałam to był mój pierwszy sezon z tak dużą liczbą mieszkań, nie do końca wiedziałam z czym przyjdzie mi się mierzyć i jak bardzo absorbująca czasowo to będzie praca. Żebyśmy się jednak dobrze zrozumieli, oczywiście, że nie oczekiwałam, że wszystko samo się zrobi, a ja będę leżała sobie całymi dniami na plaży, na której ostatecznie nie leżałam ani jednego dnia, ale ilość wszystkich spraw, z którymi przyszło mi się mierzyć była dla mnie czymś zupełnie nowym i jednocześnie niezłą szkołą na kolejne sezony.
Teraz już wiem co oznaczało gdy jeden z członków grupy zrzeszającej osoby zajmujące się krótkim najmem, na początku czerwca użył stwierdzenia "do zobaczenia we wrześniu". Bo tak to właśnie w tym biznesie, w lokalizacji jaką jest Gdańsk, wygląda. Przez cały ten okres nie było jednego zupełnie wolnego dnia, dnia, w którym nic by się nie działo, nikt by nie wyjeżdżał, przyjeżdżał, nie byłoby sprzątania, zapytań, całej pracy administracyjnej etc. Na początku jeszcze skrycie liczyłam, że uda się urwać chociaż jeden taki zupełnie wolny dzień, ale rzeczywistość szybko to zweryfikowała.
Pamiętajcie, że ja zarządzałam dwudziestoma mieszkaniami, a bardzo często firmy zarządzające mają ich w portfelu dobre kilkadziesiąt.
Inna sprawa, że im więcej pracy, im więcej rezerwacji tym więcej zarabiam.
I tego nie ma co ukrywać, tak ten biznes działa. Oczywistym więc jest, że mimo całego zmęczenia jest jednak satysfakcja i gratyfikacja finansowa. I mimo, że było trudno to nie oddałabym tego czasu. Po prostu teraz już wiem na co należy być przygotowanym i jak się na to zabezpieczyć. Przy lokalizacjach sezonowych ważne jest też żeby lato pozwoliło nam na tyle zarobić, by spokojnie żyć przez okres jesienno - zimowy kiedy to turystów będzie mniej. Na szczęście nie żeby nie było ich w ogóle, ale jednak mniej. Istotne więc by tak rozłożyć zarobki by móc z nich korzystać również po sezonie.
Weekendy przestały być dla mnie typowymi weekendami, które miałam jeszcze niedawno pracując na etacie. Ba, dni tygodnia zacierały się na tyle, że bardzo często nie wiedziałam czy jest środa czy piątek, funkcjonując po prostu na moim grafiku przyjazdów i wyjazdów Gości, który zawsze był punktem wyjścia do wszystkich pozostałych czynności, które miałam do wykonania.
CZEKAJĄC NA GOŚCI
Wielu z Was jest ze mną również na Instagramie więc mieliście okazję widzieć, że sporo czasu schodziło na oczekiwaniu na Gości. Niestety bardzo często te przyjazdy nie były punktualne, a każdorazowo udostępniałam mieszkanie osobiście. I nie było tu niczyjej winy, absolutnie tak nie uważam, wręcz odwrotnie. Doskonale rozumiem moich Gości, trudno jest zaplanować korek na drodze, opóźniony pociąg czy samolot. Z lotniska trzeba również dojechać do mieszkania, a zdarzało się, że Goście pomylili autobusy i pojechali w przeciwnym kierunku. I też trudno mieć do nich pretensje bo przecież nie znają miasta i takie sytuacje mogą się zdarzyć.
Przy okazji tego typu sytuacji nauczyłam się na pewno jednego, korzystania z czasu w tak zwanym międzyczasie. Dotychczas gdy moja praca na etacie była od - do, szybko chciałam być już "po pracy". Teraz zaś gdy moje obowiązki rozkładają się praktycznie na cały dzień nie da się tak wszystkiego zaplanować by o 15 zjechać do domu. Korzystam więc z tak zwanych okienek, które pojawiają się w międzyczasie. Zdarzało się, że zabierałam ze sobą kamerę i nagrywałam jakieś filmy, nosiłam laptopa by w międzyczasie móc wykonać zadania, które miałam do zrobienia właśnie na komputerze albo po prostu odpoczywałam. I nie ma co, przyjemnie było w poniedziałek o 12 w południe usiąść sobie w ulubionej kawiarni na kawę bo akurat miałam godzinę wolnego.
CHECK-IN I CHECK-OUT
Jednymi z kłopotliwych sytuacji, z którymi się spotkałam były prośby o wcześniejsze przyjazdy (check-in jest u mnie regulaminowo od godziny 14 lub 15, w zależności od lokalizacji) i późniejsze wyjazdy (check-out jest do godziny 11). I gdy jeszcze w dniach, w których na danym mieszkaniu nie było przyjazdu w tym samym dniu, było to możliwe i starałam się wszystko tak zorganizować (sprzątanie mieszkania dla nowych Gości, odbiór i dostarczenie świeżej pościeli) aby umożliwić Gościom dłuższe korzystanie z mieszkania, tak nie zawsze jednak dało się wszystko pogodzić. Przyjazd w tym samym dniu to raptem 3 godzinne okienko na przygotowanie mieszkania dla kolejnych Gości, przy kilku mieszkaniach niezbędnych do przygotowania w tym samym dniu czas ten kurczył się niemiłosiernie.
I niestety Goście nie zawsze brali sobie do serca konieczność wymeldowania o godzinie 11. Nawet półgodzinne opóźnienie, które osobie postronnej może wydać się nieistotne, potrafiło zaburzyć grafik na cały dzień. A Goście przyjeżdżający niejednokrotnie też prosili o wcześniejsze udostępnienie mieszkania, a już na pewno mieli prawo go oczekiwać od godziny 14 czy 15, w zależności od lokalizacji jak wspomniałam wyżej.
WSPARCIE
Na pewno w całym tym czasie brakowało mi osoby do pomocy w terenie. Niestety nie miałam jej świadomie ponieważ startując na większą skalę pierwszy raz w sezonie zwyczajnie nie było mnie jeszcze na to stać. Teraz już wiem, że na kolejny sezon takie wsparcie będzie mi potrzebne i należy ten aspekt zabezpieczyć.
Dużą pomoc dostałam zaś od mojego Pawła, który niejednokrotnie wspierał mnie udostępniając mieszkania w odległych lokalizacjach gdy ja akurat musiałam być na innym adresie. Wspierał mnie też przy całej logistyce odbiorów i przewożenia pościeli. I mimo, że on sam pracuje w dni robocze od poniedziałku do piątku, to pomagając mi również pozbawił się typowych wolnych weekendów. Niejako zastąpił mi w jakiś w sposób tą osobę do pracy w terenie, na którą nie mogłam sobie jeszcze pozwolić.
ZA KULISAMI
Bo ten biznes to nie tylko udostępnianie mieszkania Gościom. To spotkania z potencjalnymi klientami - właścicielami mieszkań, to spotkania z obecnymi klientami - właścicielami mieszkań, z którymi czasem konieczne omówienie jest niektórych tematów, to spotkania z dostawcami usług potencjalnie powiązanych np. firmy transportowe, to przygotowywanie mieszkania do wejścia do oferty - sesja fotograficzna, przygotowywanie ofert, promocja, to kontakt z klientami - turystami, odpowiedzi na różnego rodzaju zapytania od tych jak dojechać do mieszkania po te gdzie jest najbliższa pralnia, to sprzątanie mieszkań, to cała logistyka związana z odbiorem pościeli, praniem i dowozem świeżej, to zarządzanie całym kalendarzem rezerwacji - nowe rezerwacje, odwołania, niedojazdy, to pilnowanie aby nie dopuścić do overbooking-u gdy założona zostanie rezerwacja jednym z kanałów, to rozliczanie rezerwacji, fakturowanie, przygotowywanie zestawień, to praca koncepcyjna jak ofertę ulepszyć, to w końcu również zarządzanie sytuacjami kryzysowymi związanymi z nieprzewidzianymi usterkami w mieszkaniach, a te naprawdę zawsze mogą się zdarzyć.
USTERKI
No właśnie, usterki. To właśnie one chyba kosztowały mnie najwięcej nerwów. Mimo, że mieszkania były w świetnym stanie, przygotowane na wynajem to jednak i takie sytuacje się zdarzały bo i zdarzyć się mają prawo. Tak jak nam w mieszkaniach od czasu do czasu coś się zepsuje, tak tutaj mogło tak samo. A przy kilkunastu mieszkaniach prawdopodobieństwo usterki rosło proporcjonalnie do liczby mieszkań.
Ten sezon był pod znakiem hydrauliki. Ogromnie jestem wdzięczna, że mam fachowca, który ratował mnie w sytuacjach kryzysowych tak by Goście nie odczuli żadnego dyskomfortu. Posiadanie przysłowiowej "złotej rączki" jest niezbędne w tym biznesie. Ja akurat mam pozabezpieczanych fachowców różnych specjalizacji, ale niestety jeszcze nie wszystkich niezbędnych. To jest temat, który również mam do podgarnięcia na jesień, tak aby na kolejne lato być przygotowaną na wszystko.
WSZYSTKO CO POZA TYM
Przy całej tej pracy administracyjnej i w terenie, w tym samym czasie tworzyła się moja strona www tj. http://www.seasideapartments.com.pl. Tutaj również niezbędne było moje zaangażowanie, od przygotowania wymagań, po testy funkcjonalności samej strony. I teraz, z perspektywy czasu już wiem, że wzięłam się za ten temat za późno. Strona winna była powstać jeszcze przed sezonem, a nie w jego trakcie. Natomiast to był już tylko mój błąd bo zwyczajnie za późno zgłosiłam się ze zleceniem. Zajęta bieżącym biznesem nie zawsze miałam tyle czasu co było niezbędne aby skupić się na jej przygotowaniu.
*****
W tym wszystkim również toczyło się moje prywatne życie, też ze swoimi problemami jak u każdego. I gdy tak człowiek był w dołku to nie do końca pozytywna opinia Gościa potrafiła sprawić ogromną przykrość. Jasną sprawą jest, że każdego nie da się zadowolić, tego byłam i jestem świadoma, natomiast z założenia zależy mi aby Goście dobrze wspominali pobyt w mieszkaniach, które im udostępniam.
Dla równowagi jednak zdarzały się tak pozytywne opinie, które po prostu dodawały skrzydeł. Liściki z podziękowaniami pozostawione w mieszkaniach, kwiaty, czekoladki. W takich momentach chciałoby się góry przenosić i na szczęście tych dobrych chwil było nieporównywalnie więcej co pozwala mi zakładać, że to co robię, robię dobrze. I będę robiła wszystko żeby było tylko lepiej.
Nie było łatwo i nikt nie mówił, że nie będzie. Ale ostatecznie myślę, że z większości problemów udało się wybrnąć i wszystko to staram się traktować jako naukę. Wiem na co należy podwójnie zwrócić uwagę, czego się wystrzegać, posiadam większą wiedzę na temat potrzeb Gości. Teraz, na okres jesienno - zimowy kiedy rezerwacji jest jednak mniej, mam plan aby bazując na tych doświadczeniach, przygotować sobie strategię działania na kolejne sezony. I o tym pewnie m.in. będą kolejne posty.